12.11.2020

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Comment proposer des formations adaptées lors des entretiens annuels ?

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pour les salariés comme pour les managers. Ce temps d’échange sert à dresser un bilan de l’année écoulée, mais aussi à définir le cap à suivre pour la ou les années à venir. Parmi les sujets évoqués, figurent la formation et la montée en compétences des collaborateurs. Ces derniers peuvent en effet profiter de l’entretien pour formuler leurs besoins en formation et l’entreprise peut de son côté faire des propositions. Pour déterminer les priorités et trouver le bon équilibre entre les souhaits des salariés et les besoins à moyen et long terme de l’entreprise, il est important de s’appuyer sur certains outils tels que la GPEC et la cartographie des compétences.

 

 

Entretien annuel : de quoi s’agit-il ?

 

L’entretien annuel est un rendez-vous privilégié pour établir le dialogue entre les collaborateurs et les employeurs. Que recouvre cette appellation et comment se déroulent les entretiens ?

 

Entretien professionnel et entretien annuel d’évaluation : les différences à connaître

 

Il existe deux types d’entretiens « bilan » pouvant être réalisés entre un employeur et un salarié : l’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation.

 

L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire, ayant lieu au moins tous les 2 ans. Cette rencontre est destinée à aborder :

 

  • Les perspectives d’évolution professionnelle du salarié ;
  • Les formations à envisager pour concrétiser cette évolution.

 

L’entretien d’évaluation est quant à lui facultatif et a généralement lieu une fois par an. Il vise à apprécier les aptitudes professionnelles des salariés. Le salarié est principalement évalué sur le travail réalisé, l’atteinte des objectifs fixés, les compétences techniques et interpersonnelles. C’est également l’occasion d’aborder la montée en compétences des salariés, et donc les formations pour y arriver.

 

 

L’entretien d’évaluation en détail : comment ça marche ?

 

La réalisation d’entretiens annuels se fait en plusieurs temps. En premier lieu, l’entretien est préparé par le salarié et son ou ses managers de proximité. Les deux parties se réfèrent généralement à une grille d’évaluation établie par l’employeur pour faire le point sur :

 

  • L’année écoulée (les précédents objectifs ont-ils été atteints ?) ;
  • Les pistes d’amélioration à explorer et les moyens pour progresser, comme les formations.

 

Dans l’idéal, les deux parties prennent connaissance des informations renseignées avant le rendez-vous.

 

Puis, vient l’entretien proprement dit, pendant lequel les parties s’expriment en face à face et suivent une trame définie par l’employeur. L’idée est de se focaliser sur l’avenir, de fixer des objectifs clairs et de définir les axes sur lesquels pourra travailler le salarié. C’est à ce moment que les besoins en formation sont formalisés. Il s’agit de trouver la solution la plus juste, qui sera en phase avec les projets du collaborateur et les besoins de l’entreprise. Il est important pour chaque partie de motiver et justifier ses demandes ou propositions.

 

À la fin de l’entretien, un compte-rendu est remis par l’employeur.

 

 

 Cartographie des compétences et demandes de formations lors des entretiens annuels : quels liens ?

 

La cartographie des compétences permet d’identifier les compétences maîtrisées par l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise à un instant « T ». Elle apporte de la clarté aux entreprises quant à leurs acquis en matière de compétences et permet de mettre en lumière les axes d’amélioration.

 

Dans le cadre de demandes de formations formulées lors d’entretiens annuels, la cartographie des compétences s’avère particulièrement utile et pertinente. Les données concrètes qu’elle met au jour aident les managers et RH à :

 

  • Décider si les formations demandées sont cohérentes par rapport aux atouts et axes d’amélioration de chaque profil ;

 

  • Identifier un éventuel besoin de formation en vue d’une reconversion ;

 

  • Identifier les collaborateurs prioritaires en matière de formation (que cela soit pour accompagner l’évolution d’un collaborateur ou pour améliorer ses performances) ;

 

  • Identifier les besoins urgents en matière de formation, par exemple dans un contexte de crise.

 

En somme, la cartographie des compétences permet aux managers d’effectuer des choix plus objectifs et pertinents en matière de formation. Leurs propositions de formations peuvent ainsi être argumentées et justifiées lors des entretiens.

 

Dans un autre registre, la cartographie des compétences offre l’opportunité d’optimiser les coûts liés à la formation en limitant les erreurs. Les entreprises ont souvent des budgets de formation limités. Effectuer des choix plus objectifs, s’appuyant sur des données tangibles, permet de rationaliser et optimiser les dépenses.

 

À lire aussi : Offrir des formations personnalisées grâce à la cartographie de compétences

 

 

La GPEC, un autre outil pertinent pour orienter les propositions de formation lors des entretiens annuels

 

La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) est une démarche de gestion RH prospective. Elle sert à identifier les besoins de l’entreprise à la fois en compétences et en métiers à moyen et long terme. Pour ce faire, elle prend en considération le contexte :

 

  • Économique ;
  • Social ;
  • Technologique ;
  • Réglementaire.

 

La GPEC est discutée entre l’entreprise et les partenaires sociaux, et la formation fait partie des principaux sujets abordés. Sur cette thématique, les axes de travail portent sur :

 

  • Les grandes orientations de la formation professionnelle pour les 3 ans à venir ;
  • Les objectifs du plan de formation ;
  • Les conditions de mobilité professionnelle et géographique en interne.

 

Le travail effectué sur ces différents axes est crucial. La réflexion menée est en effet utile au suivi et à l’accompagnement des collaborateurs d’une année à l’autre. Elle permet d’orienter leur évolution professionnelle dans le bon sens, notamment via l’acquisition de nouvelles compétences. Les formations proposées lors des entretiens annuels sont mieux adaptées aux besoins professionnels des collaborateurs et l’entreprise peut faire en sorte d’optimiser l’employabilité de chacun.

 

Proposer les bonnes formations aux salariés lors des entretiens contribue par ailleurs à améliorer leur motivation et leur bien-être au sein de l’entreprise. Et au-delà des collaborateurs déjà présents, l’ensemble des dispositions prises concernant la formation peut servir de levier pour attirer puis garder des futurs talents.

 

 

→ Bon à savoir

La GPEC est une démarche indispensable pour faire des choix éclairés dans un monde en pleine mutation, où les organisations comme les métiers changent rapidement. En France, elle est obligatoire au sein des entreprises comptant au moins 300 salariés et dans les groupes à dimension communautaire employant au moins 150 salariés. Toutefois, même sans obligation légale, elle peut être mise en place au sein de plus petites structures, comme les PME. Elles aussi ont tout à y gagner à moyen et long terme, notamment pour optimiser leur politique de formation et faire des propositions adaptées à leurs collaborateurs.

 

À lire aussi : Quelles raisons d’adopter la GPEC dans les PME ?

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