18.06.2020

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Les étapes de la GPEC

Mettre en place la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) en entreprise est essentiel pour optimiser sa compétitivité. C’est un outil clé pour anticiper les besoins en matière de compétences et de métiers. Zoom sur les principales étapes d’une GPEC structurée et efficace.

 

 

1. Définir les enjeux de la GPEC en lien avec la stratégie de l’entreprise

 

La première étape de la GPEC consiste à identifier clairement les objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour cela, il est nécessaire d’interroger la direction de l’organisation afin de connaître ses attentes en termes de performance et de maintien de la compétitivité.

 

Si la GPEC doit prendre en compte ces aspects économiques et financiers pour être cohérente et efficace, il est fréquent qu’elle considère également d’autres enjeux stratégiques comme :

 

→ L’amélioration du suivi de l’effectif de l’entreprise et l’anticipation des départs en retraite en s’appuyant notamment sur la pyramide des âges ;

 

→ Le renforcement de la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) en mettant en place des projets spécifiques.

 

Les ambitions de l’entreprise ont une influence sur la gestion des compétences. Il est donc impératif de définir les enjeux de l’entreprise au préalable pour donner à la GPEC des objectifs clairs et pertinents.

 

  > À lire aussi : La pyramide des âges, outil de pilotage pour les RH

 

 

2. Dresser un état des lieux des ressources en place

 

La deuxième étape de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences consiste à faire le point sur les compétences des collaborateurs. Il s’agit d’analyser ce que chacun maîtrise pour mesurer les forces existantes. Assurer un suivi régulier de tous par les ressources humaines aide considérablement la réalisation de cette étape.

 

Durant cette phase, plusieurs outils de la GPEC se révèlent utiles pour établir des liens et des passerelles entre les compétences et les métiers, et identifier des besoins particuliers :

 

→ L’entretien annuel, qui permet d’évaluer les compétences du collaborateur;

 

→ L’entretien professionnel, afin de faire le point sur le poste;

 

→ L’organigramme de l’entreprise, qui permet d’identifier les services, les emplois et le nombre de collaborateurs qui les occupent;

 

→ La cartographie des compétences, afin d’obtenir une vision globale des compétences en place et celles qu’il faut acquérir;

 

→ La fiche de poste, pour connaître le rôle et les objectifs de chaque membre de l’entreprise.

 

 

3. Identifier les besoins de l’entreprise et analyser les écarts

 

Troisième étape : cartographier les besoins de l’entreprise pour atteindre ses objectifs stratégiques et identifier les écarts entre les besoins futurs et les ressources en place.

 

Pour cela, il est possible de s’appuyer sur des outils clés :

 

→ Le référentiel métiers et compétences : Il permet non seulement d’identifier les ressources en place mais aussi les écarts à combler pour atteindre ses objectifs. Pour gagner en pertinence, il est essentiel que l’entreprise soit la plus précise et exhaustive possible quant aux besoins qu’elle exprime : compétences techniques, comportementales (soft-skills) et le niveau idéal de maîtrise attendu.

 

→ La pyramide des âges : Connaître la structure de la population de l’entreprise (répartition des effectifs par âge et sexe) permet de prévoir certaines évolutions des compétences et notamment dans le cas des départs en retraite de pouvoir anticiper les besoins en matière de transfert de compétences.

 

Qu’elle concerne l’évolution des effectifs ou des compétences, cette étape de projection et de comparaison est essentielle à la réussite de la GPEC.

 

> À lire aussi : Qu’est-ce qu’une compétence ?

 

 

4. Définir un plan d’action

 

Il est ensuite nécessaire d’établir un plan d’action à partir des besoins futurs identifiés, des compétences présentes dans l’entreprise et des objectifs de la GPEC. Plusieurs actions peuvent ainsi être menées :

 

→ Faciliter et proposer des formations aux collaborateurs qui sont intéressés et peuvent développer des compétences manquantes;

 

→ Conseiller et encourager la mobilité interne;

 

→ Identifier les recrutements indispensables en externe et la manière de les optimiser;

 

→ Améliorer les entretiens annuels et professionnels en intégrant des questions sur les souhaits de mobilité interne et de compétences à développer;

 

→ Proposer à des collaborateurs de profiter d’une validation des acquis de l’expérience.

 

→ Mettre en place du mentorat et du mécénat de compétences.

 

 

5. Déployer la démarche de GPEC dans l’entreprise et l’évaluer

 

Lorsque le plan d’action est établi et validé, la démarche de GPEC peut être lancée. Il est alors important de communiquer autour du projet auprès de tous les acteurs de l’entreprise (managers, salariés, organisations syndicales, CSE, etc.).

 

Comme une démarche de GPEC s’inscrit au long terme, il est important de suivre le projet et d’évaluer en fin de processus si les actions mises en place ont été utiles, ou si elles nécessitent d’éventuelles modifications. La GPEC n’est pas figée et peut évoluer.

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