09.06.2020

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Les principaux outils de la GPEC

Plus qu’une obligation légale, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un réel atout pour la stratégie en entreprise. Offrant une meilleure connaissance des postes et des compétences, elle permet à l’entreprise d’anticiper ses besoins pour mener à bien ses objectifs. Quels sont les outils de la GPEC, et quelles sont leurs fonctions respectives ?

 

 

Quels outils pour recenser et cartographier les emplois et compétences en entreprise ?

 

 

Avant d’entreprendre la transformation d’une organisation, il est nécessaire de connaître les compétences présentes dans l’entreprise et les objectifs à atteindre, afin d’anticiper les compétences à acquérir. Tour d’horizon des outils de la GPEC qui permettent d’avoir une vision globale des forces et des besoins de l’entreprise.

 

 

L’organigramme d’entreprise

 

Il offre une représentation visuelle, à un instant T, des différents services qui existent dans l’entreprise et de la répartition des salariés. Il permet d’identifier les liens hiérarchiques et organisationnels qui existent entre les services et les métiers, et de visualiser la répartition des tâches dans l’entreprise. Il peut servir de support pour identifier les compétences en place et celles à acquérir pour atteindre les objectifs fixés et gagner en compétitivité. L’organigramme permet d’obtenir  une vision globale des compétences présentes. Il est ensuite possible de s’appuyer sur la cartographie pour agréger ces compétences et les répertorier plus précisément.

 

À lire aussi : La cartographie de compétences pour améliorer le processus de recrutement

 

 

La cartographie de compétences

 

Cet outil de la GPEC offre une description détaillée des compétences techniques et non techniques de chaque métier. Elle permet d’approfondir la représentation obtenue via l’organigramme d’entreprise, en mettant en évidence es compétences en place et celles qui doivent être acquises. C’est donc un précieux outil pour connaître les besoins en formation, en recrutement ou en mobilité interne, à court, moyen ou long terme.

 

→ La fiche de poste

 

Cet outil RH est également un précieux outil de la GPEC. Elle recense clairement le rôle, les missions, les tâches et les responsabilités de chaque membre de l’entreprise. On doit y trouver :

 

  • la fonction du poste ;
  • les compétences requises ;
  • le statut hiérarchique du poste ;
  • son lien avec les autres membres de l’équipe, du service.

 

Elle permet à la fois d’identifier la fonction de chaque poste, de définir les objectifs de chaque collaborateur et de connaître les compétences acquises et à acquérir pour ce poste.

 

À lire aussi : Qu’est-ce que la transformation digitale ?

 

 

Les entretiens et la formation pour évaluer et adapter les compétences en place

 

Si la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences s’appuie sur une vision précise et exhaustive de l’entreprise et de ses ressources humaines, elle dépend aussi d’un suivi régulier de tous les collaborateurs. Entretiens, formations : les échanges humains et la transmission de savoir font aussi partie des outils de la GPEC.

 

L’entretien annuel

 

Ce rendez-vous est l’occasion d’évaluer les compétences d’un collaborateur et leur concordance avec les attentes liées à son poste. L’entretien permet aussi de faire le point sur l’évolution de ces compétences d’une année sur l’autre, et de s’assurer qu’elles sont toujours en adéquation avec la fiche de poste du salarié. À la lumière de ces éléments, l’entretien annuel d’évaluation permet de dégager les éventuelles perspectives d’évolution de poste, de mobilité interne ou encore les besoins en formation. Il permet aussi de se projeter vers l’avenir et de définir de nouveaux objectifs à atteindre.

 

Essentiel en matière de relations humaines, ce rendez-vous permet aussi de gérer les compétences en fonction des besoins de l’entreprise et des salariés.

 

L’entretien professionnel

 

Différent de l’entretien annuel, il permet notamment au salarié d’échanger avec son responsable à propos de son parcours et de ses perspectives d’avenir : évolution du poste, mobilité interne, promotion… Pour optimiser ce rendez-vous, il est conseillé d’identifier en amont ces perspectives ainsi que les éventuelles formations nécessaires pour y parvenir.

 

La formation

 

Comptant parmi les principaux outils de la GPEC, la formation professionnelle permet d’enrichir ou d’approfondir les compétences des collaborateurs pour gagner en compétitivité. À mesure que les techniques et les méthodes d’organisation évoluent, les compétences de chacun doivent s’adapter pour permettre aux entreprises de rester performantes et de remplir leurs objectifs. Pour les salariés, les avantages sont nombreux également : montée en compétences, amélioration de la performance, augmentation des perspectives d’évolution, de mobilité interne…

Les entretiens individuels font partie des leviers qui permettent d’identifier les salariés et les postes nécessitant une mise à niveau de leurs compétences, afin de dresser un plan de formation.

 

Les outils de la GPEC prennent des formes à la fois différentes et complémentaires. L’enjeu pour les organisations consiste à combiner ces outils pour obtenir une vision globale de leurs besoins en compétences et mener à bien leur stratégie.

 

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