23.05.2022

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Matching apprenants-contenus de formation : quels éléments sont nécessaires pour le mettre en place ?

Le matching des apprenants et des contenus de formation consiste à mettre en relation des profils d’apprenants avec des formations adaptées. De quels éléments avez-vous besoin pour mettre en place cette démarche ? Et quels en sont les bénéfices concrets ?

 

 

Côté apprenant : quelles sont les informations nécessaires pour réaliser ce matching ?

 

Les données concernant les apprenants ne sont pas toujours simples à obtenir. Alors, sur quelles informations facilement accessibles pouvez-vous vous appuyer pour réaliser des recommandations de formations ?

 

L’intitulé de poste

 

L’intitulé de poste de l’apprenant peut suffire pour matcher son profil avec des contenus de formation. En effet, savoir qu’une personne est, par exemple, « analyste financier » est une information clé pour orienter la sélection de contenus de formation susceptibles de l’intéresser. Dans notre exemple, l’intitulé de poste permet de guider la technologie vers les contenus de formation relatifs aux domaines de la finance d’entreprise, de la réglementation financière, etc.

 

Les formations déjà suivies

 

L’historique des formations déjà suivies par l’apprenant permet de réaliser des recommandations par association. En effet, ces données donnent des indications à la technologie de matching sur les domaines que l’apprenant a explorés jusqu’alors et ceux pouvant s’en rapprocher. Ainsi, par exemple, si l’apprenant a déjà réalisé des formations portant sur la finance d’entreprise, l’algorithme pourra lui suggérer des contenus de formation complémentaires dans ce même domaine ou bien dans le domaine la comptabilité.

 

Les informations complémentaires

 

D’autres informations relatives au profil de l’apprenant peuvent également être prises en compte afin d’augmenter les performances du matching basé sur les compétences. En effet, plus la technologie possède d’informations précises sur l’apprenant, plus les résultats qu’elle fournit sont précis.

 

Ainsi, les précédents postes occupés par l’apprenant ou ses centres d’intérêts, par exemple, sont des données précieuses pouvant être traduites en compétences afin de nourrir l’algorithme de matching. Le poids de ces compétences peut d’ailleurs être pondéré selon leur importance dans le parcours de l’apprenant, c’est-à-dire qu’il est possible donner plus d’importance aux compétences que l’apprenant maîtrise déjà (s’il a occupé plusieurs postes les requérant ou s’il a déjà suivi des formations les concernant) afin de lui proposer en priorité des formations en lien avec les domaines qui y font appel.

 

 

Côté formations : quels volumes de formations pour quel type de matching ?

 

Selon les volumes de contenus de formation concernés, le matching manuel ou le matching « technologique » peuvent être plus adaptés.

 

Matching manuel

 

Le matching manuel est adapté aux volumes réduits de contenus de formation et d’apprenants. Ainsi, jusqu’à 10 contenus de formation et 10 apprenants, c’est la méthode la plus adaptée car les démarches de mapping et de matching peuvent aisément être effectuées manuellement.

 

Matching « technologique »

 

Le matching « technologique » est adapté aux volumes de contenus de formation et d’apprenants plus importants. En effet, au-delà de 10 contenus de formation et/ou 10 apprenants, le matching manuel devient fastidieux. À titre d’exemple, pour 50 contenus de formation et 50 apprenants, il n’y a pas moins de 2 500 paires apprenants-contenus de formation possibles.

 

De plus, la complexité de cet exercice ne doit pas être sous-estimée, tant en termes de volume de paires que de facteur de biais, car chaque match doit être effectué selon les mêmes règles.

 

 

Quels sont les bénéfices concrets de cette approche ?

 

Au-delà de la dimension fastidieuse du matching manuel pour les grands volumes de contenus de formation et d’apprenants, le principal avantage du matching « technologique » est le gain de temps considérable qu’il permet de réaliser. Voici pourquoi, en reprenant le cas hypothétique des 50 contenus de formation et des 50 apprenants.

 

Le mapping des profils d’apprenants et des contenus de formation

 

La première étape du processus consiste à « mapper » à la fois le profil de l’apprenant et le contenu de formation, c’est-à-dire décider quel ensemble de compétences peut être attribué à l’apprenant d’un côté et à chaque contenu de formation de l’autre.

 

Étant donné qu’il existe des milliers de compétences parmi lesquelles choisir, cet exercice peut prendre beaucoup de temps. Même pour la normalisation manuelle la plus rapide que l’on pourrait imaginer (5 minutes par apprenant ou contenu de formation), la phase de mapping basé sur les compétences prendrait 500 minutes (50 x 5 + 50 x 5 = 500), soit un peu plus d’une journée de travail.

 

Le matching apprenants-contenus de formation

 

La deuxième étape du processus consiste à « matcher » les apprenants et les contenus de formations, c’est-à-dire déterminer les meilleures paires apprenants-contenus de formation.

 

En partant du principe que l’on peut procéder à un matching manuel en 1 minute (bien qu’il s’agisse d’une hypothèse très optimiste), il faudrait 42 heures pour évaluer les 2 500 paires apprenants-contenus de formation.

 

 

Au total, c’est donc plus d’une semaine de travail qu’il faut compter entre les phases de mapping et de matching manuels. En comparaison, avec le matching technologique, ces deux phases ne prennent que 5 minutes.

 

De plus, il est important de noter que ces chiffres augmentent linéairement avec le nombre d’apprenants ou de contenus de formation. Ainsi, par exemple, pour le matching de 100 contenus de formation et 100 utilisateurs, l’approche automatique permet de gagner environ un mois.

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Crédits illustration : https://www.istockphoto.com/fr/portfolio/LysenkoAlexander