19.05.2021

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Pourquoi et comment mettre en place une approche par compétences au sein de son organisation ?

Aujourd’hui, seule une base solide et universelle reliant les données métiers, compétences et formations permet de résoudre efficacement les challenges RH au sein des organisations. Focus sur l’approche par compétences et sur les étapes indispensables de sa mise en place.

 

 

En quoi consiste l’approche par compétences ?

 

D’une organisation à une autre, voire au sein des différents services d’une même organisation, les éléments sur lesquels s’appuient les processus RH sont généralement très hétérogènes. En effet, un métier A dans le service X d’une entreprise a de fortes chances de porter un autre nom dans un autre service de cette même entreprise, et encore plus au sein d’une autre organisation ; de même, la structure et le contenu des descriptifs de formations ont de fortes chances de varier entre un catalogue de formations Y et un catalogue de formations Z.

 

Or, pour obtenir une vision claire des enjeux RH d’une organisation, il convient de trouver une clé de lecture permettant d’harmoniser et de relier entre eux les différents éléments sur lesquels reposent ses actions RH clés. C’est ce que permettent de faire les compétences.

 

En effet, si l’on considère un métier comme un ensemble de compétences à mobiliser, et une formation comme un moyen d’acquérir un ensemble de compétences, il est possible de relier entre eux trois composants fondamentaux du talent management : les métiers, les compétences et les formations.

 

Cette approche qui consiste à utiliser les compétences comme clé de lecture est aussi appelée « ontologie de compétences ». Le recours à ce langage commun permet d’interconnecter les actions RH de l’organisation, de comparer plus objectivement les éléments qui les composent, mais aussi de rationaliser ces derniers afin de gagner en pertinence.

 

 

→ Bon à savoir

Dans le cadre d’une démarche ontologique, il n’existe pas de relation hiérarchique inhérente entre les concepts étudiés, chaque concept peut devenir central en fonction de l’application concernée. Ainsi, dans le cadre de l‘ontologie de compétences, il n’y a pas de hiérarchie entre les métiers et les compétences, les acteurs qui l’utilisent peuvent s’y intéresser par le prisme de l’un ou de l’autre. Par exemple, un organisme de formation professionnelle peut se concentrer sur les compétences qu’une personne occupant un poste particulier a besoin d’acquérir pour atteindre ses objectifs professionnels, tandis qu’un acteur du recrutement mettra davantage l’accent sur les métiers, en s’aidant des compétences qu’ils requièrent pour considérer les passerelles possibles entre eux.

 

 

À quels enjeux RH cette clé de lecture commune permet-elle de répondre ?

 

En reliant les métiers, les compétences et les formations, l’approche ontologique permet de répondre à des enjeux RH clés pour les organisations.

 

→ Le recrutement

 

L’approche par compétences permet de normaliser les descriptions de postes. Dans le cadre du recrutement, elle permet ainsi :

 

  • d’identifier plus facilement les compétences détenues par les collaborateurs de l’organisation afin de mettre en lumière les écarts de compétences, ou skill gaps, qui existent avec les besoins de l’entreprise, et qui nécessitent de recruter de nouveaux talents.

 

  • de gagner en pertinence lors de la sélection des candidats en s’assurant que leurs compétences correspondent réellement à celles recherchées pour le poste à pourvoir.

 

D’autre part, l’ontologie de compétences permet d’affiner la stratégie de recrutement de l’organisation en s’appuyant par exemple sur des données concernant les compétences émergentes ou encore les métiers en tension dans le marché concerné.

 

 

→ La formation

 

Mettre en place une approche ontologique basée sur les compétences permet de mieux connaître les compétences dont disposent les collaborateurs, et par conséquent de leur proposer des parcours de formation adaptés, permettant à la fois de répondre à leurs besoins, et à ceux de l’entreprise. Que cela soit dans le cadre de l’upskilling ou du reskilling, cette connaissance précise des compétences dont disposent les collaborateurs et des compétences qu’a besoin d’acquérir l’entreprise permet de réaliser des recommandations sur-mesure. En d’autres termes, qu’il s’agisse pour le collaborateur de se perfectionner dans le cadre d’un métier A, ou d’évoluer vers un métier B, cette démarche permet d’optimiser les actions mises en place tant du point de vue de l’expérience apprenants que de celui de la performance de l’entreprise, car, plus la formation est adaptée, plus celle-ci optimise le ROI de sa stratégie de formation.

 

La conversion des contenus de formation en compétences normées permet également d’optimiser les catalogues de formations en veillant à couvrir les compétences clés dont a besoin l’organisation et à limiter les éventuels doublons.

 

À lire aussi : Pourquoi et comment rationaliser son catalogue de formations ?

 

 

→ La mobilité interne

 

L’approche par compétences permet d’identifier plus facilement les aires de mobilités au sein de l’organisation en mettant en exergue les passerelles qui existent entre ses différents métiers. En effet, si l’on considère les métiers comme des portefeuilles de compétences, il est possible d’établir des aires d’évolutions professionnelles en étudiant la proximité entre les compétences requises pour occuper différentes fonctions. L’organisation peut ainsi construire des parcours de carrières plus pertinents et objectifs.

 

De plus, l’ontologie de compétences permet de mettre en évidence les compétences manquantes nécessaires pour passer d’un métier à un autre, afin d’anticiper les démarches de formation les plus pertinentes à mettre en place pour faciliter les prises de fonctions des collaborateurs dans le cadre de mobilités.

 

 

→ La GEPP

 

S’il est un enjeu pour lequel l’approche par compétences semble particulièrement évidente, ce n’est autre que la GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels). En effet, cette démarche de planification stratégique des effectifs, obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, a pour objectif d’anticiper les évolutions des métiers et des compétences selon le contexte économique, social, technologique et règlementaire. Dans le cadre de la GEPP, l’ontologie des compétences permet aux organisations de :

 

  • Veiller à la pertinence des compétences : en identifiant les compétences dont disposent les collaborateurs, l’entreprise peut les valoriser, assurer le maintien de l’employabilité de ses salariés et mettre en place les démarches nécessaires pour réduire les éventuels skill gaps entre leurs compétences et celles dont l’entreprise a besoin pour atteindre ses objectifs stratégiques (formation, mobilités internes, reclassements ou encore recrutements externes).

 

  • Réaliser des économies : en connaissant les compétences qu’elle possède en interne, l’entreprise peut optimiser la gestion de ses ressources, en mettant en place des dispositifs de mobilité, ou encore d’upskilling et de reskilling, lui permettant de réduire les coûts liés aux prestations externes ou aux recrutements.

 

À lire aussi : Les cinq objectifs de la GPEC

 

 

Comment mettre en place ce langage commun ?

 

L’une des conditions de réussite essentielles à la mise en place de ce langage commun basé sur les compétences est la normalisation des données et leur traduction en compétences.

 

Ces démarches sont réalisables manuellement, toutefois elles sont extrêmement chronophages, rapidement obsolètes et peuvent comporter des biais. Aussi, il est plutôt recommandé de s’appuyer sur la technologie pour traduire les éléments souhaités en compétences et pouvoir les exploiter au sein d’une ontologie.

 

→ Normaliser les métiers et les compétences de l’entreprise

 

Normaliser les métiers et les compétences de l’entreprise et les structurer permet de gagner en clarté.

 

Comme toute démarche normative, ce procédé consiste à collecter, harmoniser et structurer les données métiers et compétences de l’organisation en les associant à des bases de données déjà normalisées telle que celles de l’OIT (Organisation Internationale du Travail), l’ESCO (Classification européenne des compétences, certifications et professions) ou le WEF (Forum Économique Mondial) par exemple. Cette approche permet ainsi de regrouper les données similaires et de limiter les potentiels doublons afin de faciliter les analyses que souhaite mener l’organisation.

 

À lire aussi : GPEC : l’importance de la définition d’une terminologie standardisée

 

 

→ Traduire les contenus de formation en compétences normées

 

Pour définir l’apport en compétences d’un catalogue de formations, il est possible de faire appel à l’intelligence artificielle, et plus particulièrement aux algorithmes d’analyse sémantique ou de NLP (Natural Language Processing), afin de traduire automatiquement des contenus de formation en compétences normalisées.

 

De même que pour les métiers et les compétences, cette démarche permet d’obtenir un état des lieux des compétences couvertes par les catalogues de formations à un instant T afin de limiter les redondances de contenus et mettre en exergue les éventuels manques à combler pour répondre aux besoins des apprenants.

 

 

Ces démarches de structuration et de traduction permettent ainsi d’obtenir un ensemble d’éléments interconnectés au service des actions RH pour mieux en saisir les enjeux et interdépendances. Ainsi, utiliser les compétences comme langage commun pour résoudre les challenges de GRH permet d’apporter une autre résonance aux réflexions stratégiques des organisations et constitue l’une des clés de réussite pour mener à bien leurs projets.

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Crédits illustration : https://www.istockphoto.com/fr/portfolio/MarinaSolva